Czym zajmuje się specjalista do spraw zakupów?
Materiały produkcyjne dostarczone na czas, do właściwej lokalizacji, we właściwej ilości i jakości oraz przy korzystnych warunkach cenowych. To nie tylko ładnie brzmiące założenia, lecz realia zgodnie, z którymi funkcjonują współcześnie działające firmy produkcyjne.
Osiągnięcie tych celów nie jest jednak sprawą prostą, co więcej łamigłówka ta staje się coraz trudniejsza wraz ze wzrostem wielkości organizacji. Jedynym sposobem na utrzymanie ładu i składu pomiędzy transakcjami zawieranymi z dostawcami, planami produkcyjnymi firmy, stanami magazynowanymi oraz kwestiami finansowymi towarzyszącymi dokonywanym zakupom jest zatrudnienie specjalisty do spraw zakupów.
Zakres obowiązków
Specjalista ds. zakupów odpowiada za sprawną organizację i funkcjonowaniu działu zakupów w przedsiębiorstwie. Uzyskanie takiego stanu jest możliwe do osiągnięcia poprzez sumienną realizację czterech zadań, pozostających w zakresie podstawowych obowiązków osoby pracującej na stanowisku specjalisty do spraw zakupów:
1. Analiza dostawców
Każdy ze specjalistów ds. zakupów posiada swoją wypracowaną listę dostawców, z którymi współpracuje. Jednak w interesie firmy jest to by baza ta była ciągle rozwijana i poddawana weryfikacji pod kątem pojawienia się gdzieś na rynku korzystniejszej okazji do nabycia danego surowca.
2. Prowadzenie negocjacji
Specjalista do spraw zakupów jest odpowiedzialny za prowadzenie negocjacji dotyczących warunków dostawy, tak aby uzyskany w ich wyniku efekt był jak najlepszy dla jego organizacji pod względem ceny i jakości zamawianych produktów.
3. Nieustanne doskonalenie relacji z dostawcami
Dostawca chce sprzedać swój towar, bo wiąże się to dla niego z uzyskaniem zysków - to prawda, dobrze wszystkim znana. Czemu, więc warto dbać o dobre relacje z dostawcami, skoro logika wskazuje jednoznacznie, że to im powinno na tym zależeć bardziej? Wyobraźmy sobie, że firma produkcyjna, w której pracujemy nagle dostała nadprogramowe zlecenie, które musi zostać pilnie wykonane. W związku, z czym zachodzi konieczność dokonania dodatkowego zamówienia materiałów u naszego dostawcy na tak zwane "cito". Z jednej strony ta sytuacja mogłaby się wydawać korzystna dla dostawcy, bo uzyska on dodatkową sprzedaż, jednak wcale tak być nie musi. Dostawca ma z reguły również swoje plany sprzedażowe i odpowiednio ustawione pod nie kwestie logistyczne, dlatego nadprogramowe zlecenie może być dla niego uciążliwe i oznaczać dodatkowy wysiłek w związku z manipulacją stanów magazynowych, która musiałaby zajść by spełnić zamówienie złożone przez naszą firmę. W tym momencie pojawia się właśnie często niedoceniana, wartość wypracowanych relacji. Pierwszą rzeczą, jaką zrobi dostawca po otrzymaniu naszego dodatkowego zlecenia będzie, bowiem podjęcie decyzji o tym czy w ogóle miałby ochotę je spełnić, drugim krokiem będzie zaś dopiero analiza tego czy będzie mu się to opłacać i czy jest to w ogóle możliwe wedle jego stanów. W przypadku złych relacji z dostawcą odpowiedź brzmiałaby "NIE" zaraz po pojawieniu się zapytania.
4. Kontrola
Niezwykle ważnym aspektem właściwie prowadzonego działu zakupów jest kontrola stanów magazynowych i list zamówień, celem możliwie najbardziej precyzyjnego oszacowania potrzeb przedsiębiorstwa w danym okresie czasu (na kolejny dzień, tydzień czy miesiąc).
Kompetencje zawodowe
Osoba, która planuje swoją ścieżkę kariery w kierunku pracy na stanowisku specjalisty do spraw zakupów, powinna odznaczać się:
- Umiejętnością przeprowadzania rozmów handlowych o charakterze negocjacyjnym,
- Rozwiniętymi zdolnościami analitycznymi i organizacyjnymi,
- Umiejętnością samodzielnego i szybkiego podejmować decyzji,
- Sumiennością,
- Dokładnością,
- Komunikatywnością,
- Znajomością zagadnień związanych z obszarem zakupów, logistyki i dystrybucji,
- Zdolnością efektywnej pracy w stresujących warunkach.
Wynagrodzenie
Osoby zatrudnione w Polsce na stanowisku specjalisty do spraw zakupów zarabiają w granicach 3500 - 6200 złotych brutto. Kwota ta zależy od wielkości firmy, regionu Polski oraz posiadanego doświadczenia zawodowego.