Dla freelancerów i małych firm system do wystawiania Faktur Elektronicznych czyli jak dostarczać dokumenty do księgowej i partnerów

Elektroniczne dokumentyChmura to bezpieczna faktura. Mali przedsiębiorcy oraz freelancerzy z jednoosobową działalnością, najczęściej prowadzenie księgowości zlecają zewnętrznym biurom księgowym. Każdy kto prowadzi własną działalność wie, że często problemem przy tego rodzaju współpracy może być dostarczanie na czas faktur niezbędnych do rozliczenia. Problemem staje się również bezpieczna archiwizacja i bieżący dostęp do dokumentów kiedy jesteśmy w biegu. Wysyłać pocztą, jeździć z dokumentami, trzymać je w kolejnych segregatorach? Nowe technologie przychodzą z pomocą i dzięki nim przepływ dokumentów i ich obowiązkowe przechowywanie zorganizować w dużo prostszy i wygodniejszy sposób.

Drukowanie faktur i dokumentów

Coraz więcej dokumentów nie musi być wcale drukowana. Zasady dotyczące przechowywania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Tak więc wystawione bądź otrzymane faktury mogą być trzymane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednakże nawet stare dokumenty papierowe po zeskanowaniu mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Oczywiście obrót elektronicznymi dokumentami musi spełniać szereg wymogów, zarówno tych wynikających z przepisów jak i tych ogólnie przyjętych np. przez księgowe - przykładowo chodzi o dokładne opisywanie faktur. Najnowsze programy do obsługi faktur oczywiście spełniają każdy z tych wymogów.

Należy jednak pamiętać, że dalej pozostają jednakże pewne rodzaje dokumentów, które nadal musimy drukować np. raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej, ewidencje przebiegu pojazdu. Także dokumenty wymagające formy pisemnej również są wykluczone z obsługi tylko i wyłącznie elektronicznej np. akty notarialne. Nie zmienia to jednak faktu że dla naszej bieżącej użyteczności możemy je również trzymać w formie elektronicznej.

Przechowywanie faktur i dokumentów

Jeśli więc w przypadku większości dokumentacji nie trzeba generować kolejnych wydruków to jak ją przetrzymywać i przesyłać? Najprościej za pomocą co raz powszechniejszej "chmury". Elektroniczny obieg dokumentów to obecnie najskuteczniejsza i najbezpieczniejsza metoda prowadzenia sekretariatu, szczególnie w przypadku małych i średnich firm oraz freelancerów. Tutaj szereg funkcjonalności takich jak nadawanie etykiet, katalogowanie, powiązanie dokumentów bardzo pomagają bieżącym korzystaniu z dokumentacji jak i w tworzeniu uporządkowanego archiwum.

Dostarczanie faktur i dokumentów

Możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną jest czymś co łączy ze sobą funkcjonalność maila oraz pocztowego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru i/lub wspólnym biurem. Można to robić na wiele sposobów jednak najprostszymi formami dostępnymi w systemach do elektronicznej obsługi jest udostępnianie całych obszarów roboczych (katalogów) lub konkretnego dokumentu. Dokument wysyła się wtedy z systemu a nasz odbiorca otrzymuje mailem link do dokumentu kiedy nie korzysta z tego samego systemu. Natomiast w przypadku kiedy jest użytkownikiem ma dostęp do wyznaczonego obszaru w naszej chmurze. Oczywiście wszystkie działania i nasze dokumenty są zabezpieczone w odpowiedni i to dwupoziomowy sposób.

Jak działa nowoczesny system do elektronicznej obsługi faktur?

Aby przybliżyć ten temat możliwości jakie daje nowoczesny system do obsługi faktur polska firma EBI24 organizuje bezpłatne webinarium które będzie się składać z części teoretycznej i praktycznej.

SmartFIRMA

Szkolenie staruje 29 listopada o godz. 16.00.

Rejestracja na webinar: http://bit.ly/EBI24_WEBINAR.

Ocena: 5.0



Komentarze