Jak przygotować telekonferencję?

TelekonferencjaStwierdzenie, że współczesny świat stał się globalną wioską znajduje swoje odzwierciedlenie także na gruncie biznesu. Nigdy wcześniej w historii nie istniały rozwiązania pozwalające w czasie rzeczywistym dyskutować o kluczowych dla firmy kwestiach z osobami znajdującymi się na drugim końcu świata. Stało się to możliwe dzięki rozwojowi telekomunikacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o telekonferencjach, zapraszam do lektury.

Telekonferencja od strony technicznej

Telekonferencja to rodzaj usługi telekomunikacyjnej, która pozwala, by podczas jednego połączenia telefonicznego, w tym samym czasie, rozmawiały ze sobą nie dwie, a nawet kilkanaście osób. Telekonferencję można zorganizować używając telefonu stacjonarnego, smartfona albo komputera. Jeśli zapowiadają się długie rozmowy, dobrym pomysłem jest wyposażenie się w zestaw słuchawkowy albo mikrofon do komputera, dzięki którym będziemy mieć wolne ręce, by np. sporządzać notatki z rozmowy. W przypadku rozmów na odległość niezmiernie ważna jest jakość dźwięku: najbardziej wzniosłe idee nie przyniosą żadnego efektu, jeśli nikt ich nie usłyszy. Dlatego przeczytaj tutaj jak wybrać mikrofon do komputera, by z powodzeniem móc uczestniczyć w telekonferencjach.

Telekonferencja

Telekonferencyjny savoir-vivre

Czy to prowadząc telekonferencję czy tylko w niej uczestnicząc, należy przestrzegać kilku podstawowych zasad, które pozytywnie wpłyną na przebieg rozmów. Pamiętaj, żeby przed zabraniem głosu, przedstawić się. Jeśli rozmawiacie w większym gronie i nie każdy się zna, każda wypowiedź powinna zostać poprzedzona podaniem imienia mówiącego. Dobrze widziane jest także, by przed rozpoczęciem konferencji każdy otrzymał listę uczestników rozmowy oraz rozpisany plan konferencji z uwzględnieniem czasu, jaki możecie poświęcić na dyskusję o poszczególnym zagadnieniu.

Może się tak zdarzyć, że rozmowy będą dotyczyły szerokiego spektrum zagadnień - wtedy dopuszczalne jest, by poszczególni uczestnicy dołączali do konferencji stopniowo, jak również, by ją opuszczali po zakończeniu określonego wątku. Na telekonferencję, jak zresztą i na realne spotkanie, nie powinniśmy się spóźniać, a pozostali nie mają obowiązku na nas czekać.

Jeśli któryś z uczestników, mimo wcześniejszego upomnienia, mówi za długo, nie do rzeczy, nie pozwala wypowiedzieć się innym osobom, prowadzący telekonferencję ma prawo "wyłączyć mu mikrofon", co sprowadza się do skorzystania z funkcji wyciszenia danego uczestnika konferencji. Bezwzględnie też, należy uprzedzić uczestników, jeśli konferencja będzie nagrywana.

Telekonferencja

By uniknąć przykrych niespodzianek

Zanim telekonferencja się rozpocznie, każdy z uczestników powinien zadbać o to, by na czas jej trwania znaleźć się w pomieszczeniu, które zapewni mu jak największy komfort podczas rozmowy. Powinno być to pomieszczenie, w którym będzie dostatecznie cicho. Powinien być tam także zasięg czy to sieci komórkowej (jeśli rozmawiamy przez telefon komórkowy) czy sieci wi-fi (jeśli łączymy się używając Internetu). Jeśli będziesz rozmawiał np. za pośrednictwem Skype'a, sprawdź stan techniczny mikrofonu do komputera. Mikrofon i słuchawki przydadzą się także kiedy będziesz prowadzić długą rozmowę z użyciem smartfona - trzymanie go przy uchu cały czas trwania telekonferencji może być bardzo niewygodne.

Ocena: 5.0



Komentarze