Matryca Eisenhowera - macierz priorytetów sposobem na brak czasu

Matryca, macierz priorytetów Eisenhowera"Nie mam czasu", "Brakuje mi doby", "Przecież się nie rozdwoję" - takie i podobne zdania wypowiada każdy z nas. Brakuje nam czasu na przyjemności czy nawet spędzenie go z rodziną. Jesteśmy przytłoczeniu obowiązkami domowymi i zawodowymi.

W pracy zostajemy na nadgodzinach, bo nie wszystko jest doprowadzone do końca, prawie nie widujemy się z partnerem czy dziećmi. Tak naprawdę nie powinniśmy winić zegarka czy kalendarza, ale własnego niezorganizowania. Czasem poświęcenie 15 minut dziennie na rozplanowanie zajęć da wymierne efekty. Jedną z technik jest macierz Eisenhowera.

Eisenhower, nazwisko brzmi znajomo. I dokładnie o tego człowieka chodzi. Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight D. Eisenhower był nie tylko mądry, ale też niesłychanie zorganizowany. To on wymyślił macierz, nazywaną też siatką lub kwadratem Eisenhowera, czasem matrycą priorytetów.

Budowa matrycy Eisenhowera

Jest to kwadrat podzielony na cztery mniejsze. Jeden bok reprezentuje pilność, drugi ważność. W rezultacie otrzymujemy cztery pola - ważne pilne, nieważne pilne, ważne niepilne oraz nieważne niepilne.

Dla początkujących osób pewną trudność sprawia zakwalifikowanie zadań do jednego z powstałych pól. Często zastanawiamy się, czy zadanie jest ważne czy nie. Bardzo szybko macierz nauczy nas, że część zadań można, a niekiedy wręcz trzeba delegować. W zależności od kilku czynników np. priorytetów życiowych, sytuacji rodzinnej, finansów itp. każdy może wpisać dane zadanie do innej rubryki. Dla jednego pójście na basen będzie ważnym nawykiem, a dla drugiego okazjonalną przyjemnością.

Pole ważne pilne powinno być wypełnione zadaniami, które musimy zakończyć jak najszybciej, aby nie skutkowały innymi zadaniami np. nie sprzątnięcie wyprasowanych ubrań do szafy grozi rozrzuceniem ich i pognieceniem przez małe dzieci. Znajdą się tutaj też czynności ważne dla nas lub naszej rodziny - zapłacenie dodatkowego rachunku czy wymiana opon na zimowe. W tym polu zamieścimy sytuacje kryzysowe i konsekwencje niewykonanych wcześniej zadań.

Pole ważne niepilne zawiera czynności, które można rozłożyć na dłuższy okres czasu lub wymagające regularności np. sport, odległy projekt, samokształcenie.

Pole nieważne pilne to wszystkie zadania, które nie są aż tak istotne, żeby znaleźć się w części pierwszej, ale dość pilne do wykonania. Idealnie nadają się do delegowania. Przykładem może być zapłacenie regularnych rachunków lub oddanie książki do biblioteki/

Pole nieważne niepilne to synonim kosza. Tutaj wpisujemy wszystkie czynności, które chcemy wykonać w bliżej nieokreślonej przyszłości np. kiedyś uszyję sobie sukienkę, albo takie na które nie mamy ochoty np. spotkanie z nielubianą koleżanką. Możemy z nich bez trudu zrezygnować, szczególnie, że zwykle trafiają tutaj pożeracze czasu - telewizja, Facebook, gry komputerowe itp.

Każdy z nas ma inne preferencje, priorytety, dlatego dla jednych wizyta u fryzjera będzie ważna i pilna, a dla drugiego ważna, ale nie pilna lub nieważna, ale pilna. Istnieją jednak pewne wytyczne, które ułatwiają planowanie:

  • gdy w polu pierwszym jest za dużo zadań należy rozważyć czy nie można ich przenieść, być może nie są aż tak ważne lub można je rozłożyć w czasie;
  • gdy w polu ostatnim jest za mało rzeczy to albo osiągnęliśmy mistrzostwo w planowaniu albo nasza matryca potrzebuje powtórnej analizy;
  • pola oznaczone jako pilne powinny zawierać zadania na dany dzień lub dwa, wszystkie pozostałe powinny znaleźć się w sekcji niepilne.

Czynności wykonujemy po kolei, idąc od ważne pilne, przez pilne nieważne, ważne niepilne, aż do nieważne niepilne.

Zalety i wady matrycy Eisenhowera

Oczywiście, jak każde rozwiązanie matryca Eisenhowera ma wady i zalety. Do głównych zalet należy prostota planowania, szybkość wykonania i bezpośredni i czytelny podgląd. Druga to możliwość samodzielnego zarządzania zadaniami i czasem -  wystarczy kalendarz lub kartka. Ponadto podział zadań ustalamy według własnych priorytetów. Jest to również świetne narzędzie do uświadomienia sobie ile czasu i jak dużo posiadamy złych nawyków i pożeraczy czasu. Ułatwia rezygnację z nich albo znaczne ograniczenie. Tutaj warto wspomóc się także spisując przez kilka dni dokładnie wszystkie czynności i ich czas, a potem sumując go. Świadomość, że rocznie spędzamy przed telewizorem miesiąc może skutecznie poprawić jakość naszego życia.

Macierz Eisenhowera nie ma żadnej poważnej wady. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, gdy wpiszemy zadanie w niewłaściwe pole. Wielu ludzi ma także opory przy delegowaniu czynności - przecież nie od dziś wiadomo, że "jak ma być zrobione dobrze, to zrób to sam". Czasem zbyt dużą wagę przykładamy do zadań i czynności realnie nieistotnych, które powinny trafić do ostatniego pola. Przy bardzo dużej ilości zadań, szczególnie takich z podzadaniami, nasza macierz może stać się nieczytelna. Warto wtedy utworzyć osobne macierze dla różnych obszarów życia - pracy, domu i rodziny, osobiste.

Macierz priorytetów jest tylko jednym z narzędzi, z których możemy korzystać przy planowaniu naszego czasu. Pomogą uporządkować, usystematyzować zadania oraz uświadomić, które są ważniejsze od innych. Warto korzystać także z innych pomocy - kalendarza, planera tygodniowego i miesięcznego, listy priorytetów i marzeń. W dobie XXI wieku możemy podpierać się programami komputerowymi - od prostego Outlooka czy Google Calendar po Remember The Milk, Todoist, Trello czy Habiticę. Warto zapoznać się z innymi technikami i narzędziami do organizacji czasu przetestować i wybrać taką, która najlepiej pasuje do naszych potrzeb.

Ocena: 5.0



Komentarze