Zakres obowiązków sekretarki

Zakres obowiązków sekretarkiZakres obowiązków sekretarki

W każdym biurze czy firmie zatrudniona jest przynajmniej jedna sekretarka. Na temat tego stanowiska krąży wiele mitów i legend, sekretarki nazywane są pracownicami od wszystkiego, wiele osób uważa, że powinny być w pełni dyspozycyjne i gotowe do pracy na każde zawołanie przełożonego.

Jak jest naprawdę? Jakie obowiązki należą do zadań sekretarki? Przede wszystkim jest to praca w biurze, czyli bieżąca obsługa sekretariatu, pomoc przełożonemu w prowadzeniu działalności oraz funkcja reprezentacyjna.

Praca biurowa

Praca biurowa obejmuje segregowanie korespondencji oraz odpowiadanie na nią, zgodnie z dyspozycjami szefa, co oznacza zarówno korespondencję tradycyjną, jak i mailową, odbieranie i wykonywanie telefonów czy obsługę klientów biura. Taka osoba często prowadzi terminarz szefa, umawia, odwołuje spotkania oraz informuje swojego przełożonego, kiedy, gdzie i z kim ma się spotkać lub na czyją wizytę oczekiwać.

Sekretarka odpowiedzialna jest za udzielanie informacji osobom, które przyjdą do firmy osobiście, zadzwonią, wyślą list lub e-maila. Powinna być więc na bieżąco zaznajamiana z ofertą firmy, aby udzielać klientom wiarygodnych informacji. Poza tym, do jej obowiązków należy sporządzanie dokumentów i pism, obsługa komputera, kserokopiarki, drukarki, skanera. Sekretarka zajmuje się także bieżącą obsługą szefa, jak i jego gości. Jest odpowiedzialna za przygotowywanie napojów, na przykład kawy, powinna zadbać co to, aby na spotkaniach goście otrzymali napój oraz coś słodkiego, wedle uznania przełożonego.

Nie zawsze sekretarka ma obowiązek obsługiwać resztę pracowników, zazwyczaj dotyczy to jedynie osoby szefa. Pomoc w prowadzeniu działalności obejmuje dbałość o porządek w biurze, jak również organizowanie wszelkiego typu wyjść, wyjazdów służbowych, czuwanie nad przygotowywaniem delegaci pracowników itp. Pracownica biura ma za zadanie również dbanie o to, by wszystko funkcjonowało należycie. Zgłasza w odpowiednie miejsca wszelkie usterki, dokonuje niezbędnych zakupów, na przykład kupuje tusz do drukarki czy arkusze papieru bądź artykuły piśmiennicze. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, sekretarka może być także odpowiedzialna za kontakty z dostawcami, kurierami i tak dalej.

Z kolei funkcja reprezentacyjna polega na byciu niejako wizytówką firmy, zarówno w jej obrębie, jak i poza nim. W związku z tym, nierzadko funkcja sekretarki określana jest jako asystentka dyrektora czy prezesa.

Jakie wymagania stawia się wobec kandydatek na sekretarki?

Z uwagi na szeroką rozpiętość zadań, wymaga się przede wszystkim przynajmniej średniego wykształcenia, znajomości języków obcych, gdzie prym wiedzie komunikatywny stopień posługiwania się językiem angielskim, biegłej obsługi komputera i urządzeń biurowych oraz dobrej organizacji pracy. Sekretarka powinna być również osobą zadbaną, odpowiednio ubraną, o miłym, pogodnym usposobieniu i nienagannych manierach.

Niezbędne jest posiadanie umiejętności komunikacyjnych, w tym zdolności do prowadzeniu rozmów z osobami z różnych środowisk oraz umiejętność negocjacji, jak i rozwiązywania konfliktów. Sekretarka powinna potrafić panować nad emocjami oraz pracować pod presją czasu. Wielokrotnie sekretarki towarzyszą swoim szefom na ważnych spotkaniach, gdzie także wymaga się od nich odpowiedniego stroju i zachowania. Coraz częściej spotykamy się z także funkcją sekretarza bądź asystenta, czyli prowadzeniem biura przez mężczyzn.

11 Votes

Komentarze




Stres w pracyStres jest częścią naszej biznesowej codzienności. Motywuje nas


SprzątanieW codziennym pędzie, ludzie, pędząc z pracy do pracy, na dodatkowe zajęci


Prawnik"Ignorantia iuris nocet" - głosi łacińska maksyma, która - choć sięga starożytn


Tłumaczenie z angielskiegoTłumacz przysięgły wydaje się być intratnym zawodem i taki jest